2011年11月13日

函館市公民館で学会を開催

P1090367.JPG2011年11月11日〜13日、函館市公民館で水産海洋学会平成21年度発表大会が開催されました。学会員でもある松石が会場係を務めましたので、函館市公民館活用例の一つとして、ご紹介いたします。

水産海洋学会は、水産資源の海洋環境への応答に関する研究者の学会で、北海道大学大学院水産科学研究院の研究者も多く参加しています。今回は北海道大学が世話大学となり、函館市公民館で開催することとなりました。

参加者は約200名、分科会は無く、口頭発表の他、ポスターセッションと企業展示があります。全3日の日程で、開催前日夜に機材搬入と会場設営、1日目、2日目が口頭発表、3日目が公開シンポジウムです。

口頭発表は、2日間で68題。1題あたり発表10分、質疑応答2分です。講堂で開催しました。舞台は緞帳を閉め、緞帳前に100インチの自立型スクリーン(持ち込み)を発表用に、70インチ自立型スクリーン(持ち込み)をプログラム表示用に用いました。プロジェクタ2台、PCも持ち込みです。コンセントが足りませんので、コードリールと延長コードを大量に持ち込みました。発表者席は演台、座長席は木机と折りたたみ椅子を舞台下平戸間に配置しました。

マイクはワイヤードマイク2系統、ワイヤレスマイク2系統を使用します。ワイヤードマイクは座長と発表者予備マイク、ワイヤレスマイクの一つはピンマイク、もう一つは質問者用マイクとして使用しました。舞台袖で発表の様子が分かるようにモニタースピーカーを舞台裏に用意しました。公民館PAは最大ワイヤードマイク4系統、ワイヤレスマイク2系統が使用でき、ワイヤードマイクは4本用意されています。棒形ワイヤレスマイク2本、ピン型ワイヤレスマイクが2本ありますが、入力は2チャンネルしかありませんので、各チャンネル同時に1本ずつしか利用できません。

発表中はカーテンを閉め、客席照明30%くらいに落としました。照明の調整は舞台袖でしかできませんので、照明調整専門に一人スタッフが必要です。
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公民館とは関係ありませんが、タイムキープに「座長の友」を使用しました。残り時間が表示されているので、発表の大幅延長もなく、順調に進行しました。また、開始3分前に開演ベルを鳴らし定時開始を促しました。

企業展示は6企業でした。第1集会室に長机2台とパネル1枚ずつを割当て、各企業で展示してもらいました。
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ポスター発表は、48題。幅90cm高さ120cmのサイズです。第2集会室真ん中にパネル(持ち込み)を立て、表裏2面。廊下側壁に1面。廊下に1面の計4面、それぞれおよそ12題ずつを配置しました。第2集会室窓側はポスターを貼りませんでした。
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第3集会室は休憩室として使用しましました。また、パソコンを使う人のために電源が使える机も用意しました。ポット(保温のみの電気を使用しないもの)が5つ公民館にありますので、それをお借りし、お湯も公民館からいただきました。茶菓類はもちろん紙コップも持ち込み、またゴミ箱(ダンボール箱にビニール袋を入れただけのものですが)も持ち込みました。
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受付は1階ロビーに長机3台で行いました。講堂2階席は閉鎖し、2階ロビーをスタッフ控え室および大会本部としました。
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スタッフは、PC操作、ファイル受付、照明、タイムキープ、受付、照明、休憩室各1名をアルバイトで雇いました。

スタッフ弁当は、宝来町の中華うじ飯に配達をしてもらいました。
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参加者の昼食は、ランチマップを配付し、各自で取ってもらうこととしました。宿泊は、ホテル函館山チサングランド函館などを紹介し、各自で予約していただくこととしました。

懇親会は函館山展望台レストランジェノバで開催しました。参加者は110名で立食でしたがほぼ満員です。

函館国際観光コンベンション協会に御協力いただき、コンベンションバックや観光パンフレット、文化・観光施設割引パスポートなどをいただき来場者に要旨集とともに配付しました。

学会運営に関する会議は、発表終了後のものは休憩室で、昼休み等に開催されるものはホテル函館山、五島軒などで開催していただきました。

11月の開催で、室温のコントロールに気を使いましたが、こまめに暖房の調整を事務室にお願いし、ほぼ問題なく快適に過ごせたと思います。

自家用車で来場する方は多くありませんでしたが、駐車場は、ロープウェイ前市営観光駐車場を案内しました。ただし、最終日は函館山ロープウェイの市民感謝デーにあたり、付近の駐車場は全て満車で苦労しました。

問題点としては、多くの機材を持ち込まないといけないこと、休憩室やロビーの音が会場に漏れること、特に照明のコントロールが会場内を見ながら出来ないこと、質問用ワイヤレスマイクが1本しか使えないこと、トイレが少ないこと、段差が多くて危険なこと(特に出入口)、インターネットが使えない事などが挙げられます。このようにやや不便な点もありますが、工夫次第では十分に学会に使用できることが分かりました。
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ヨーロッパでは、オペラハウスで学会を開催することもあるそうです。大学の講義棟などで味気ない学会をするよりも、多少不便でも函館らしい学会が出来たのではないかと思います。
posted by 松石 at 22:15| Comment(0) | TrackBack(0) | こんな例も | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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